Archivní zpracování dokumentů s přísnou důvěrností

Ze zákona je předchozí správcovská organizace povinna poskytnout veškerou technickou dokumentaci budovy do tří pracovních dnů poté, co Státní informační systém bydlení a veřejné služby provede změny v rejstříku licencí. Ve skutečnosti však nová správcovská společnost často obdrží neúplnou sadu dokumentů.

Řekneme vám, jak obnovit technickou dokumentaci pro bytový dům a proč byste to měli udělat.

<strong>Co je technická dokumentace domu a proč je správcovská společnost povinna tyto dokumenty uchovávat</strong>

• doklady o technické evidenci bytového fondu, včetně technického pasu domu, pokud existuje;
• podklady pro běžná domovní měřidla a informace o termínech montáže a dalším ověření jednotlivých měřidel;
• soupisy prací, přejímací listy a odhady na údržbu a běžné opravy společného majetku;
• zprávy o kontrolách společného majetku a kontrolách připravenosti objektu na topnou sezónu;
• návod k obsluze bytového domu od developera.

• katastrální a urbanistický plán rozvoje pozemku;
• výpis z Rosreestr o registrovaném právu k nemovitosti;
• a další dokumenty, jako je registr všech vlastníků, nájemců a nájemců, které je nutné aktualizovat.

• vypočítat spravedlivou cenu za údržbu a opravy společného majetku;
• porozumět tomu, jaké aktuální a velké opravy budova potřebuje;
• určit personál pro údržbu a opravy společného majetku;
• pronajmout část společného majetku a přidat do prasátka;
• informovat vlastníky, poskytovatele zdrojů a úřady o vlastnostech a stavu domu. Například o míře opotřebení stavby.

V opačném případě může být právnické osobě uložena pokuta až 200 000 rublů nebo dokonce ztráta licence, protože odmítnutí předání technické dokumentace je považováno za hrubé porušení licenčních požadavků.

<strong>Co dělat, pokud dokumenty nebyly převedeny bývalou správcovskou společností nebo developerem</strong>

Nejprve odešleme oficiální stížnost. Mimochodem, pokud technickou dokumentaci nepřevedla bývalá správcovská společnost nebo developer, mohou jim být dobrovolně nebo soudním příkazem uloženy náklady na obnovu.

Žádné hovory ani verbální zprávy, všechny kontakty písemně. Papírový doporučený dopis s upozorněním je klíčem k úspěchu. Jedině tak může správcovská společnost potvrdit, že neseděla nečinně, ale hledala dokumenty.

Zůstanou-li dopisy bez odpovědi, přijdou na řadu Státní bytová inspekce, prokuratura nebo soud. Dozorčí orgány vás mohou činit odpovědným, a pokud podáte žalobu, pak na základě soudního příkazu bude bývalá správcovská společnost nebo developer povinen dokumenty předat. Nebo je nejprve obnovte, pokud byly ztraceny.

Příklad případu, který se dostal až k Nejvyššímu soudu. Bytový dům byl uveden do provozu v září 2017, ale developer nepřevedl technickou dokumentaci na správcovskou společnost v plném rozsahu. Správcovská společnost se pokusila záležitost vyřešit smírnou cestou a zaslala stavebníkům reklamaci, ale bez úspěchu.
Poté správcovská společnost podala žalobu, ale také prohrála v první instanci, protože promeškala promlčecí lhůtu – tři roky.

• developer je povinen předat technickou dokumentaci, jakmile je správcovská společnost zapsána do rejstříku licencí;
• a odkazování na zmeškané promlčecí lhůty je také nezákonné, protože samotný vývojář neměl právo uchovávat dokumentaci někoho jiného.

<strong>Co dělat, když současná správcovská společnost ztratila dokumentaci</strong>

Obnovte a rychle – do tří měsíců. Jak to udělat, závisí na tom, jaké dokumenty chybí. Řekneme vám o těch nejdůležitějších.

Návod k obsluze MKD
Kontaktujeme developera nebo obecní archiv. Developer musí instrukce přenést do archivu do měsíce po dokončení stavby.

Technický pas domu
Požadujeme kopii od organizace, která provedla technickou inventarizaci. Obvykle je to ZISZ.

Urbanistický plán
Od magistrátu požadujeme ověřenou kopii.

Katastrální plán a výpis z Jednotné státní evidence nemovitostí
Zasíláme oficiální žádosti společnosti Rosreestr a žádáme o kopie plánů a výpis z katastru nemovitostí. Tam také poskytnou výpis, pokud je k části pozemku pod bytovým domem zapsána služebnost.

• kontaktujeme vývojáře nebo organizace dodávající zdroje, které dodávají veřejné služby – elektřinu, vodu nebo plyn;
• požadujeme kopie pasů od výrobce;
• Kontaktujeme organizaci, která měřidla ověřila, a přebíráme informace z kopií ověřovacích certifikátů.

Registr vlastníků
Pouze od něj získáte aktuální informace o majiteli. Jak na to – k tomu můžete nabídnout zadání informací při jakémkoli osobním kontaktu s řídící organizací. Například když se přišel do kanceláře zeptat na účty za energie nebo přeprogramovat klíč k interkomu. Doporučujeme to nabízet při každé příležitosti a vysvětlit, proč je to nutné.

Jak mají správcovské společnosti a společenství vlastníků domů podle zákona pracovat s osobními údaji? Připravili jsme bezplatného průvodce vším, co manažerské organizace potřebují vědět při práci s osobními údaji. Chraňte se před riziky a sankcemi.

• dokument zásad ochrany osobních údajů;
• interní dokumenty s postupem
• zpracování a ochrana osobních údajů;
• vzor souhlasu se zpracováním osobních údajů.

Zápisy z valných hromad vlastníků
Zde je důležitý bod: správcovská společnost musí uchovávat originály zápisů z těch valných hromad, které se konaly před účinností změn bytového zákoníku ze dne 28.06.2022. Pokud se ztratí, ukážeme, co jsme hledali. Žádost posíláme například předsedovi domovní rady; možná najdeme originál. A pokud ne, v případě auditu budou důkazy, že bylo uděláno vše možné.

Nyní je třeba nahrát zápisy ze schůzí do Státního informačního systému bydlení a veřejných služeb a originály zaslat Bytové inspekci, ale řídící organizace již nemusí originály uchovávat.

Ke všem žádostem přikládáme kopie licence, smlouvy o správě bytového domu a zápisu z valné hromady vlastníků, na které byla správcovská společnost vybrána. Tímto způsobem okamžitě prokážeme, že máme právo na získání potřebných informací.

<strong>Zkrátka – co si musíte zapamatovat</strong>

Správcovská organizace je ze zákona odpovědná za technickou dokumentaci bytového domu, to znamená, že je povinna na své náklady vyhledávat, provádět změny nebo vytvářet nové. Proto přinášíme problematiku restaurování dokumentů na valnou hromadu vlastníků, kde také rozhodujeme o financování.

Jednání s bývalými správcovskými společnostmi/HOA/ZhSK vedeme pouze písemně, všechny požadavky evidujeme a odpovědi uchováváme, abychom v případě auditu dokázali, že jsme udělali vše možné i nemožné. Ještě lepší je nečekat na dotazy regulačních úřadů a předem si ověřit, zda je vše v pořádku s technickou dokumentací k bytovému domu.

Platforma Doma vám pomůže spravovat váš bytový dům snadno a bez rutiny. S námi je komunikace s obyvateli jednoduchá, například funkce „Novinky“ umožňuje téměř okamžitě informovat majitele o všech aktuálních pracích. Získejte bezplatnou verzi platformy

Také doporučujeme

© 2020–2024 LLC „DOMA“
Moskva, sv. Vorontsovskaya, 49/28, budova 1, kancelář č. K4-11 (coworking „Praktik“)
Obyvatel Technoparku

Používáme cookies
více
Подписаться на рассылку
Chcete-li dostávat články o možnostech správy domácnosti, zanechte své jméno a e-mail

Odesláním formuláře souhlasím se zpracováním mých osobních údajů v souladu se Zásadami ochrany osobních údajů

Pomůžeme každé organizaci dát do pořádku její nejdůležitější dokumenty a rychle se zbavit dokumentů, které ztratily svou relevanci. Archivní zpracování se provádí s ohledem na požadavky ruské legislativy a specifika toku dokumentů každého klienta.

• Nechte požadavek
• Získejte cenovou nabídku

Hlavní druhy archivní práce

Archivní zpracování se provádí s ohledem na požadavky ruské legislativy a specifika toku dokumentů každého klienta.

Archivní zpracování a převod dokumentů likvidované organizace do státního archivu. Postaráme se o všechny starosti a zajistíme vám akt převzetí dokumentů do státního uložení.

Provedení znaleckého posouzení hodnoty a výběr účetních, finančních, smluvních dokladů a dokladů o podnikatelské činnosti ke zničení s vypracováním protokolu.

Archivní zpracování personálních dokladů (personální doklady, mzdové doklady apod.) provozní organizace.

Sepisování všech druhů inventur dokladů (inventarizace dočasného úložiště, souhrnné inventury, evidence, vnitřní inventura, odsouhlasovací inventura atd.).

Jaké dokumenty podléhají archivnímu zpracování?
Personální doklady
Platové doklady
Finanční, účetní a administrativní a ekonomická činnost doklady
Proč je to u nás výhodné
spolupracovat?

• Doručení a vrácení dokumentů je zahrnuto v ceně práce na organizaci dokumentů a provádí je společnost Sfera.
• Časový rámec předání dokumentů organizace do státního úložiště se pohybuje od 1 do 6 měsíců od odsouhlasení inventur s klientem (v závislosti na možnostech archivu).
• Návštěva technologa k posouzení skladby a objemu prací na organizaci dokumentů v prostorách klienta je bezplatná.

• Na základě výsledků archivního zpracování zajistíme akt o přijetí dokumentů k dočasnému uložení do archivu Sfera. Tento zákon přijímá soud a další orgány státní správy v rámci likvidačního řízení. Po předání dokumentů do státního archivu bude provedeno potvrzení.
• Veškerá provedená práce je zaručena.

Jasné fáze spolupráce
pro archivní zpracování

Stanovení objemu dokumentů, které mají být organizovány, požadavky na výsledky, termíny a skladba prací.

Vypracování návrhu ceny a technologie provedení díla, technické specifikace díla a platebních podmínek. Podepsání smlouvy.

Příprava a přeprava dokumentů do archivní zpracovatelské dílny na území moderního archivního skladu „Sfera“.

Předvedení výsledků práce klientovi, poskytnutí souhrnných soupisů případů, historických informací a zákon o přidělení případů ke zničení.

Důvěrné zničení dokumentů vybraných ke zničení pomocí skartovačky s poskytnutím protokolu.

Vrácení uspořádaných dokumentů do archivu klienta nebo předání dokumentů do státního úložiště (v případě likvidace organizace klienta).

Jednoduché odpovědi
na důležité otázky
Jak určit objem dokumentů ke zpracování a náklady na archivní práce

Předběžnou cenu souboru archiválií určíme na základě vámi vyplněného dotazníku nebo výsledků osobního setkání s naším odborníkem. Za návštěvu odborníka Sfera a poskytnutí vstupní konzultace se neplatí.

Jak dlouho trvá převod dokumentů do státního úložiště?

Regulační dokumenty neurčují maximální lhůty, ve kterých musí státní archivy přijímat dokumenty k uložení. Podle dosavadní praxe se může přejímací lhůta pohybovat v rozmezí 4 až 12 měsíců (zpravidla 6 měsíců) a závisí zcela na vytížení odborníků, kurátorů a harmonogramu jednání odborné komise konkrétního státního archivu.

Jaké dokumenty je třeba připravit pro zefektivnění

Před zahájením práce vám odborníci ze Sfera poskytnou seznam případů a dokumentů, které je třeba roztřídit a které musíte připravit. Tím se výrazně zkrátí čas potřebný k provedení archivačních prací a optimalizuje se jejich cena. Na vaši žádost mohou být všechny dokumenty vybrány ke zpracování našimi specialisty.

Jaká záruka je poskytována za poskytnuté služby?
Všechny poskytované služby jsou garantovány po dobu 1 roku.
Jak probíhá platba?

Před zahájením práce zaplatíte 30% z celkových nákladů uvedených v předběžném odhadu, konečná platba při převzetí díla. Ve zvláštních případech je možná platba po dokončení díla bez složení zálohy.

Na čí území se práce provádějí?

Veškeré práce se provádějí na území archivního centra Sfera. To vám umožní zajistit minimální dobu obrátky a předejít rizikům nepohodlí z vaší strany (zaprášené papíry, hluční knihaři, páchnoucí lepidlo, příjem spotřebního materiálu, objednávání průkazů, mnoho cizích lidí ve vaší kanceláři atd.). Bezpečnost a neporušenost dokumentů garantujeme dohodou.

Má Sfera právo pracovat s dokumenty obsahujícími osobní údaje?

„Sfera“ je profesionálním účastníkem trhu archivních služeb. Vlastníme licence FSTEC na vývoj a implementaci prostředků ochrany důvěrných informací a jsme také provozovateli osobních údajů s právem zpracovávat dokumenty našich klientů obsahující osobní údaje.

Jaké dokumenty jsou poskytovány na základě výsledků poskytovaných služeb?

Na základě výsledků archivního zpracování dokumentů Vám poskytneme soupisy spisů podléhajících dalšímu uložení, zákon o přidělení spisů ke skartaci, předmluvy k soupisům a historické informace.

Kdo zpracovává dokumenty?

Archivní zpracování provádějí odborníci s vyšším historicko-archivním nebo specializovaným vzděláním a dále zaměstnanci, kteří absolvovali nadstavbová školení.

Je možné po zpracování převést doklady pro státní uložení?

Všechny dokumenty jsou zpracovávány v souladu se zákonnými požadavky a garantujeme jejich bezproblémové předání na státní úložiště v případech stanovených zákonem.

Archivní práce a služby v Moskvě

Každá organizace musí mít pořádek v dokumentech, které používá, i v těch, které byly archivovány a již nejsou relevantní. V druhém případě je vyžadováno archivní zpracování dokumentů, které se provádí v souladu s platnou legislativou Ruské federace s přihlédnutím k vlastnostem samotných nosičů informací. Archivní zpracování dokladů je zajištěno u finančních, personálních a účetních dokladů a také u administrativních a ekonomických materiálů.

Pokud ale jako majitel organizace nemáte čas zabývat se archiválií nebo nemáte rozpočet na další pracovníky a pronájem prostor pro archiv, je lepší obrátit se na specializovanou instituci pro archivní zpracování dokumentů. To je naše nízkonákladová letecká společnost „Sfera“, kde si můžete objednat vazbu dokumentů a řadu dalších archivních prací dle vlastního uvážení. Garantujeme rozumné ceny za archivní práce a služby bez ohledu na objem a časový rámec.

Archivace dokumentů – co nabízíme

Mezi naše archivní práce a služby patří:

• Zpracování a předání dokumentů likvidované organizace do státního archivu s poskytnutím přejímacího listu k uložení.
• Zkoumání hodnoty a výběr různých typů dokumentů ke zničení s následným vypracováním zprávy.
• Archivní zpracování dokumentů o personálu provozní organizace.
• Tvorba inventur dokumentů pro archivaci.
• Vazba dokumentu.

Proč nás vybrat?

1. Záruka na veškerou práci.
2. Doručení dokumentů k nám a zpět k zákazníkovi je v ceně.
3. Lhůta pro předání poskytnuté dokumentace do státního úložiště je od 1 do 6 měsíců od okamžiku schválení soupisů.
4. Bezplatné posouzení skladby a rozsahu prací zkušeným technologem na místě.
5. Obdržíte potvrzení o přijetí dokumentů k dočasnému uložení do našeho archivu.

Pro stanovení konečné ceny za archivní práce a služby musíme rozumět objemu zpracovávaných dokumentů. Úvodní konzultace je zdarma. Záloha před zahájením areálu je 30% z celkové částky, konečná platba po obdržení výsledku. Vše děláme svědomitě – důvěrně, rychle a bez prodlení!