Business Reception Protocol – profesionální etika a etiketa

Provedení recepce vyžaduje pečlivou přípravu, která zahrnuje: určení typu a času recepce; sestavení seznamu pozvaných a rozeslání pozvánek předem; vhodná příprava prostor; sestavení plánu sezení u stolu a tisk karet míst a karet, pokud je to snídaně, oběd nebo večeře; sestavení menu a scénáře pro recepci.

Výběr typu recepce je dán povahou akce, které je věnována, finančními možnostmi jejích organizátorů i zažitými protokolárními tradicemi. Nejčestnější typy recepcí, zdůrazňující důležitost příležitosti, jsou: od dne – snídaně, od večera – oběd nebo večeře. Recepce bez sezení (stání), jako je „koktejl“ a „a la bufet“, jsou jednodušší na přípravu a demokratičtější povahy a v poslední době se rozšířily v mezinárodní protokolární praxi. V některých zemích se při zvláště zvláštních příležitostech konají dvě recepce za sebou: bezprostředně po večeři se pořádá koktejlová recepce nebo „bufetová“ recepce pro zvláště významné osoby s širším okruhem hostů.

Při určování data schůzky je důležité pamatovat na to Recepce nejsou organizovány v předprázdninové a nepracovní dny, jakož i dny státního smutku (dříve stanovené se ruší).

Pozvánka na recepci.

Kromě doprovázejících osob (členů delegace) je na recepci na počest vzácného hosta, který navštíví naši zemi, pozván i velvyslanec hostující země a vyšší diplomatický personál.

O čase a typu recepce jsou hosté předem informováni pozvánkou. Pozvánky je vhodné vytisknout typografickými metodami. Jméno, příjmení a funkce pozvaného se píší ručně nebo na stroji do formuláře. Manželským párům je zaslána obecná pozvánka se jménem úředníka uvedeným na prvním místě. Pozvánky jsou psány ve třetí osobě s použitím výrazu „má tu čest pozvat“ a nejsou podepsané. Pozvánky na koktejl nebo recepci ve stylu bufetu zahrnují čas začátku a konce recepce. (viz Příloha 1).

Při zasílání pozvánky důležité osobě je lepší se před jejím odesláním telefonicky informovat, zda je stanovený den přijatelný a samotnou pozvánku se doporučuje zaslat kurýrem.

Pozvánka na formální recepci může specifikovat dress code. V levém dolním rohu je napsáno: „white tie“ (což znamená frak); „black tie“ (tj. smoking); „večerní šaty“ – večerní oblečení. Dámy jsou povinny mít večerní šaty, i když to není v pozvánce uvedeno.

Písmena RSVP umístěná ve spodní části pozvánky znamenají žádost o potvrzení pozvánky (repondez, s’il – žádost o odpověď). Na pozvánce zaslané VIP po předchozí ústní dohodě jsou písmena RSVP přeškrtnuta a nahrazena „pm“ (pour memoire – pro paměť). Pokud pozvánka obsahuje telefonní číslo, můžete odpovědět telefonicky. Pozvánka se zasílá dva až tři týdny před recepcí. Odpověď na něj je povinná bez ohledu na to, zda je pozvánka přijata či nikoli. Pokud je pozvánka odmítnuta, poděkují příjemci za poctu a uvedou důvody odmítnutí. Obvykle je odpověď poskytnuta do 3-5 dnů po obdržení pozvánky.

Vybavení recepce. Volba místa a vybavení prostor pro recepci jsou zásadní fází při její přípravě. To platí zejména pro recepce pořádané diplomatickými misemi v zahraničí. Pokud se recepce koná v rezidenci velvyslance nebo na ambasádě, jsou pozvaní hosté jakoby na území hostitelské země. Častěji však zastupitelské úřady pořádají recepce v pronajatých prostorách místních restaurací s dobrou kuchyní a obsluhou. V takovém případě jsou pořadatelé povinni myslet na umístění státních vlajek, často i portrétů hlav obou států. Při zvláště slavnostních příležitostech (recepce na počest hlavy státu) může být pozván orchestr, aby provedl hymny hostující země a hostitelské země, stejně jako slavnostní pochod na konci recepce. Na takových recepcích se často pořádají koncerty a hraje se národní hudba. Prostory tedy musí odpovídat formátu recepce této úrovně. Uspořádání recepcí ve své domovské zemi jistě usnadňuje splnění těchto požadavků.

Pro pořádání recepce s posezením je vhodné mít dva sály: jeden pro shromažďování hostů, druhý pro banket. V první hale (vstupní hala) vyložili židle, nízké stolky, na které si můžete dát cigarety, a popelníky. Zde se hosté shromáždí před začátkem recepce a příchodem hlavního hosta. Stoly jsou prostřeny ve druhém, hlavním přijímacím sále. Při pořádání recepce bez sezení se můžete omezit na jednu místnost.

Uspořádání sedadel na recepci. Sezení u stolu na recepcích, jako je „snídaně“, „oběd“, „večeře“, se provádí v souladu s obecně uznávanými protokolárními normami, z nichž hlavní je přísné dodržování zásady seniority hostů z hlediska jejich oficiálního postavení a společenského postavení. Při usazování hostů se dodržují následující protokolární pravidla: místa nejblíže hostitelce a hostiteli jsou považována za nejčestnější. Čím dále je místo od těchto osob, tím je méně čestné. Místo na pravé ruce je čestnější než místo na levé ruce. Ženy sedí jako první, napravo od hostitele a muži napravo od hostitelky. Poté se sedadla střídají: muž sedí vedle ženy a naopak. Na recepci, které se účastní pouze muži, může být čestnému hostu nabídnuto místo naproti hostiteli.

Čestné místo se nachází naproti vstupním dveřím; Jsou-li dveře na straně, je čestné místo naproti oknu do ulice.

Ženě není dáno místo vedle ženy a manželovi není dáno místo vedle manželky. Dva cizinci ze stejné země by spolu neměli sedět. Vdaná žena se řadí podle seniority svého manžela. Vdovy si zachovávají postavení svých manželů. Vdané ženy mají vyšší věk než rozvedené ženy a mladé dívky. Dodržování těchto pravidel je důležité i na ryze ženských recepcích. Manžel ženy v úřední funkci sedí mezi muži podle postavení své ženy, pokud mu jeho postavení (titul, čestná hodnost atd.) nedává právo na čestnější místo. Členové hostitelovy rodiny ustupují hostům.

Obecně se uznává, že při rovném postavení mají zahraniční hosté přednost před občany vlastní země. Z hlediska diplomatické praxe vyplývá, že v domově zahraničního diplomata má přednost předseda vlády hostitelského státu, předsedové komor parlamentu a ministr zahraničních věcí. V domě ministra zahraničních věcí mají zahraniční velvyslanci přednost před jmenovanými úředníky země akreditace.

Při sezení na recepci při příležitosti návštěvy zahraniční delegace je třeba brát ohled na znalost cizích jazyků sedících vedle hostů. Je možné pozvat překladatele, kteří většinou také sedí u stolu, ale mohou být umístěni i za židlemi hostitele a hlavního hosta.

Potíže se sezením lze odstranit postavením dvou stolů, kdy hostitel v čele jednoho stolu a hosteska v čele druhého stolu. V tomto případě manželé sedí u různých stolů.

Kromě dodržování výše uvedených pravidel by bylo dobré, aby pořadatelé recepce vzali v úvahu úroveň komunikačních dovedností jednotlivých hostů, osobní vztahy těch, kdo sedí vedle nich, a jejich „kompatibilitu“. Na tom do značné míry závisí pohodlí pozvaných osob.

Pro označení míst u stolu organizátoři recepce tisknou sedací a krycí karty – malé obdélníkové listy silného papíru se jmény účastníků recepce. V předsíni, kde se scházejí hosté a podává se aperitiv, nebo před vchodem do hodovní síně je na stoleček umístěn plán sezení. Podle plánu je každé místo u stolu označeno kartičkou místa, obvykle umístěnou na nejvyšší sklenici. Na recepcích s velkým počtem hostů se používají speciální karty se slovy „Vaše místo u stolu“ a odpovídajícím označením.

Sestavení menu a scénáře pro recepci. Při sestavování jídelníčku je nutné zohlednit chutě hostů, jejich kulturní a náboženské tradice. Všeobecně uznávaná pravidla jsou však přísně dodržována (střídání jídel, sladění nápojů s občerstvením atd.). Scénář recepce je předem promyšlen. Hostitelé poskytují místo pro setkávání hostů ve vstupní hale. Zaměstnanci jsou přiděleni k setkání s hosty u vchodu nebo ve vstupní hale. Odpovědnosti zaměstnanců organizace (instituce) pořádající recepci, kteří jsou na recepci přítomni, jsou rozděleny. To je zvláště důležité pro koktejl nebo bufetovou recepci. Zde je vhodné ke každému hostu přiřadit někoho z hostitelské party. Zástupce hostitelů přitom musí velmi správně dávat pozor na hosta (hovořit, představovat přítomné, nalévat nápoje, nabízet občerstvení), aby nebyl příliš vlezlý a hosta neomezoval. Pokud je součástí recepce kromě vlastního občerstvení i koncert, výstava, promítání filmu apod., je nutné zajistit, aby byly organicky začleněny do celkového scénáře akce.

Jídelní lístek, čas a pořadí podávání jednotlivých jídel, harmonogram přestávek při obsluze na projevy a přípitky jsou předem domluveny s obslužným personálem.

Četné obchodní záležitosti se řeší nejen u jednacího stolu a oficiální korespondencí mezi partnery, ale také při recepcích. Pro většinu lidí, jejichž práce nesouvisí s organizací a vedením obchodních schůzek a recepcí, je samotné slovo „recepce“ synonymem slova „odpočinek“, kde panuje uvolněná atmosféra zcela nesouvisející s pracovními aktivitami. Obchodní recepci nelze v žádném případě považovat za zábavní akci. Samozřejmě se nekonají žádné porady ani čtení zpráv; jde o vytvoření příznivé obchodní atmosféry pro možnost efektivnějšího řešení některých obchodních záležitostí, které se z různých důvodů nepodařilo vyřešit na oficiálních obchodních jednáních.

Je vhodné zdůraznit, že hlavním účelem pořádání obchodních recepcí je navazování, rozšiřování a prohlubování kontaktů mezi obchodními partnery, nikoli ochutnávání jídel a nápojů. Hlavním cílem každé obchodní recepce je potvrdit uzavření oboustranně výhodné smlouvy a vyřešit určité záležitosti, které s tím nějak souvisí. Recepce Ve slovníku ruského jazyka S. I. Ožegova se tomu říká shromáždění pozvaných lidí u někoho (obvykle u úředníka) na počest někoho nebo něčeho. Hostitelská strana proto musí být připravena splnit všechny své oficiální povinnosti a hosté se mohou spolehnout, že vše, co bylo naplánováno jak na oficiálních jednáních, tak na obchodní recepci, bude pokračovat formou další oboustranně výhodné spolupráce. A aby celá akce, na které ve většině případů závisí řešení některých problémů, proběhla bez zádrhelů, je nutné vědět, jak ji zorganizovat a vést podle všech pravidel. Zde přichází na pomoc protokol. Protokol — je soubor pravidel a norem chování, jakož i tradic, uplatňovaných při oficiálních i neoficiálních akcích a definujících skutečný rámec pro uplatňování etikety v praxi prostřednictvím demonstrací dobrých mravů. Složení delegace na obchodní recepci obvykle zahrnuje odborníky a nejkompetentnější osoby v dané profesní oblasti. Navíc to musí být lidé z jednoho týmu, kteří myslí ve stejných kategoriích a nikdy neudělají nic, co by poškodilo organizaci, kterou zastupují na oficiálních schůzkách nebo při jednáních. Dobrá psychologická kompatibilita, silná touha po vítězství a také kompetentní a gramotní specialisté jsou hlavními kritérii, podle kterých je nutné vybírat lidi do týmu pro setkání s obchodními partnery na oficiálních jednáních a následně na obchodních recepcích. Protokolová pravidla jsou zaměřena na vytvoření pohodlných podmínek pro obchodní partnery, které jim umožní dosáhnout porozumění mezi stranami při zohlednění jejich náboženských, kulturních a etických charakteristik. Při určování termínu jakékoliv obchodní akce je nutné zohlednit přítomnost svátků v kalendáři, a to jak veřejných, tak církevních. Tento problém je třeba řešit zvláště opatrně, pokud jsou mezi vašimi obchodními partnery zahraniční kolegové. Například při interakci s obchodními partnery z Polska je potřeba počítat s tím, že pokud plánujeme na 11. listopadu pořádat důležitou akci, je nepravděpodobné, že se uskuteční. Faktem je, že pro nás tento den není nijak zvlášť označen; není ani státním svátkem, ani oficiálním dnem volna. A pro naše polské kolegy je tento den Dnem nezávislosti, a tedy oficiálním svátkem. A pokud naši polští obchodní partneři navrhnou odložit schůzku nebo uspořádat recepci na dřívější termín, například 4. listopadu, budeme nuceni odmítnout. Faktem je, že v určený den, konkrétně 4. listopadu, se v Rusku slaví Den národní jednoty a tento svátek je oficiálním dnem volna. Uvedený příklad s daty 4. a 11. listopadu jasně demonstruje nutnost zohledňovat náboženské a kulturní charakteristiky zahraničních obchodních partnerů pro efektivní a plodnou interakci v budoucnu.

Co se týče etických rysů pravidel protokolu pro obchodní recepci, je třeba pamatovat na to, že francouzští partneři nebudou o důležitých otázkách jednat hned, ale až po podání kávy. Bez ohledu na to, jak moc se chcete hned pustit do práce, nic nebude fungovat. Budou s vámi mluvit o životě, literatuře a umění, ale ne o práci. Bylo by chybou se domnívat, že mluvili pouze s vámi osobně. Ne, protokol obchodní schůzky velí, aby se Francouzi pustili do práce postupně, bez spěchu nebo agrese. Proto jsme s vámi vedli intelektuální a klidný rozhovor, který se v žádném případě nedotýkal pracovních otázek. Když se však konverzace začne přesouvat do fungujícího kanálu, francouzský obchodní partner se projeví jako tvrdý a racionální partner. Vše by mělo být jasné, bez jakékoliv improvizace z vaší strany a jazyk, ve kterém komunikace probíhá, bude velkým plusem pro obchodní recepci. Přednost má francouzština. Pokud mluvíme o pravidlech protokolu pro obchodní recepce pro zahraniční partnery, pak je třeba vzít v úvahu zvláštnosti pořádání obchodních jednání v jiných zemích. Když se například setkáme s hosty, naservírujeme jim chléb a sůl, v Indii si na krk dají květinovou girlandu a na Srí Lance posypou stovkami okvětních lístků růží. Víme vždy, co tyto krásné zvyky znamenají? Pokud přijedete do Indie, musíte se zblízka podívat na to, co je vetkané do girland. Ukazuje se, že mohou existovat květiny s příjemnou vůní, říká se jim „smrt Evropana“. Mohou tam být i orchideje, ale pokud tam není malý měsíček – symbol boha Slunce – znamená to, že delegace může odejít s prázdnou [1]. Při přípravě na obchodní recepci nelze vyloučit nečekané, neplánované situace. Jeden z členů delegace hostů při oficiální návštěvě organizace chtěl náhle „neplánovaně“ pohovořit s ostatními zaměstnanci nebo se rozhodl položit osobní otázku některému ze zaměstnanců hostitelské organizace během obchodní recepce s poukazem na nedostatky v organizaci akce. V tomto případě je hlavní nepanikařit. Neexistují žádná hotová řešení, ale pouze vyvážený přístup k věci pomůže zachránit situaci a najít správné řešení. Je nutné spočítat všechny možné scénáře. Pokud se například oběd v restauraci z nějakého důvodu zdrží, můžete pozvat hosty do národní kavárny, která ukáže místní chuť, kterou žádná restaurace nedokáže reprodukovat. Nikdo není imunní vůči chybám a nehodám, takže nepropadejte panice, pokud něco nejde podle plánu. Vaše kompetence bude spočívat v tom, že nikdo nebude mít podezření, že se něco pokazilo. Na obchodní recepci je nutné se předem připravit a zajistit si řadu otázek, včetně určení typu plánované obchodní recepce (tab. 2). Tabulka 2