Zákon o osobních údajích: Jak formalizovat zničení elektronických kopií dokumentů? | Ascon

Podle federálního zákona 152 je organizace povinna vypracovat zákon o zničení papírových kopií dokumentů. Jak ale formalizovat zničení elektronických kopií dokumentů? Jak formulovat takový způsob zničení elektronických dokumentů v objednávce?

odpověď

Snižování elektronických kopií dokumentů se provádí stejným způsobem jako snižování papírových dokumentů.

Podnikatelský subjekt si samostatně stanoví postupy pro dokumentaci a archivní ukládání dokumentů.

Pro formalizaci postupu pro ničení elektronických a papírových dokumentů můžete použít regulační dokumenty státních orgánů, místních samospráv a státních organizací, protože mnoho soukromých společností je zdrojem personálního obsazení státních archivů.

Příklady dokumentace postupu skartace dokumentů jsou uvedeny v odůvodnění této odpovědi.

Odůvodnění

Skartace dokumentů je součástí systému dokumentační podpory pro řízení ekonomického subjektu (Státní systém dokumentační podpory pro řízení. Základní ustanovení. Obecné požadavky na dokumenty a služby dokumentační podpory (schváleno radou Hlavního archivního oddělení SSSR dne 27.04.1988, nařízení Hlavního archivního oddělení SSSR ze dne 25.05.1988 N 33) (spolu s Pravidly pro vyplňování hlavních údajů registračních a kontrolních formulářů (RKF) a Vzorovými předpisy o službě dokumentační podpory pro řízení), GOST R ISO 15489-1-2019. Národní norma Ruské federace. Systém standardů pro informace, knihovnictví a publikování. Informace a dokumentace. Správa dokumentů. Část 1. Pojmy a principy).

Podnikatelský subjekt samostatně stanoví postup pro dokumentaci, aktuální a archivní uchovávání dokumentů a jejich kopií („OK 011-93. Všeruský klasifikátor manažerské dokumentace“ (schváleno usnesením Státního standardu Ruska ze dne 30.12.1993 N 299, federálním zákonem ze dne 22.10.2004 N 125-FZ „O archivářství v Ruské federaci“).

Příklad postupu dokumentace, zejména příklad postupu pro zničení kopií dokumentů, lze použít:

VÝBĚR DOKUMENTŮ S UPROSPĚLOU LHŮTOU UCHOVÁVÁNÍ KE ZNIČENÍ

Proces výběru dokumentů s uplynutou lhůtou pro zničení zahrnuje:

• výběr spisů a dokumentů ke zničení;
• příprava aktu o přidělení dokumentů ke zničení;
• předávání případů a dokumentů ke zničení.

Proces výběru souborů a dokumentů ke zničení se provádí:

V archivu organizace jsou spisy přidělovány ke zničení zaměstnancem archivu na základě výsledků kontroly ročních částí inventářů spisů, dokumentů s dočasnou (nad 10 let) dobou uložení a personálního oddělení. V tomto případě se kontrolují roční části inventářů spisů a dokumenty za různé roky.

Zaměstnanec archivu organizace, který přiděluje spisy, které nepodléhají uložení ke zničení, také rutinně vytváří tabulku se seznamem těchto spisů pro zařazení do aktu o přidělení ke zničení archiválií, které nepodléhají uložení.

Elektronické soubory a dokumenty jsou přidělovány ke zničení na obecném základě (článek 4.13. Pravidel).

Zákon o přidělení ke zničení elektronických dokumentů s uplynulou lhůtou uchovávání obecně odpovídá přiloženému formuláři s přihlédnutím k následujícím ustanovením:

• název zákona uvádí „o přidělování elektronických dokumentů ke zničení, které nepodléhají uložení“: při přidělování elektronických dokumentů ke zničení v kancelářské práci;
• „o přidělování elektronických archivních dokumentů ke zničení s uplynulou dobou uchovávání“ je uvedeno: při přidělování elektronických dokumentů uložených v archivu organizace ke zničení.

Zákon podepisuje vedoucí archivu nebo osoba odpovědná za archiv.

Zákon o přidělení ke zničení archiválií s uplynulou dobou uložení se předkládá ke schválení ústřední volební komisi (ÚVK) organizace spolu s ročními částmi inventářů spisů s trvalou dobou uložení a s personálními údaji (bod 4.11. Pravidel). Ústřední volební komise (ÚVK) organizace přezkoumá zákon o přidělení ke zničení archiválií s uplynulou dobou uložení po přezkoumání ročních částí inventářů. V levém dolním rohu se za podpisem správce archivu umístí schvalovací razítko s uvedením data a čísla protokolu ústřední volební komise (ÚVK) organizace.

51. Po podpisu (přijetí, schválení) dokumentu s omezenou distribucí je jeho elektronický soubor zničen zhotovitelem jednou z následujících metod zničení informací:

• mazání informací pomocí speciálního softwaru;
• dopad na povrch elektronického nosiče informací pomocí magnetického pole (demagnetizace);
• mechanické zničení elektronického paměťového média spolu s informacemi (skartování, tavení, použití chemikálií).

Skutečnost zničení elektronického souboru dokumentu s omezenou distribucí se zaznamená tak, že se na zadní stranu prvního listu vízové kopie dokumentu, uloženého ve spisu, umístí záznam „Spis zničen“ (s uvedením způsobu zničení spisu, data zničení) a podpis vykonavatele.

Snižování elektronických souborů dokumentů s omezenou distribucí se provádí v souladu s požadavky a standardy ochrany informací, včetně použití kryptografických prostředků schválených Komisí po dohodě s oprávněnými orgány členských států.

8.68. Elektronické dokumenty s uplynutou dobou uchovávání podléhají obecnému výběru ke zničení, po kterém jsou fyzicky zničeny nebo zničeny pomocí softwaru a hardwaru s odpovídající poznámkou v aktu o výběru elektronických dokumentů ke zničení.

Elektronické dokumenty se považují za zničené, pokud je nelze obnovit pomocí nástrojů informačního systému na paměťových médiích a ze záložních kopií.

7.21. Elektronické dokumenty s uplynutou lhůtou uchovávání se ničí pomocí softwaru a hardwaru s odpovídající poznámkou v aktu o přidělení elektronických dokumentů ke zničení.

Elektronické dokumenty se považují za zničené, pokud je nelze obnovit pomocí nástrojů informačního systému na paměťových médiích a ze záložních kopií.

7.22. Zákony o přidělení ke zničení dokumentů, které nepodléhají úschově, se trvale uchovávají ve spisu fondu.

Posouzení hodnoty elektronických dokumentů se provádí obecným způsobem stanoveným pro papírové dokumenty. Po uplynutí doby stanovené pro uchovávání elektronických souborů (elektronických dokumentů) podléhají uvedené elektronické soubory (elektronické dokumenty) na základě zákona o jejich určení ke zničení, schváleného vedoucím federálního orgánu výkonné moci, zničení.

Postup pro zničení dokumentů a jejich kopií (papírových i elektronických) obsahujících osobní údaje musí být uveden v místních aktech provozovatele osobních údajů (článek 18.1 federálního zákona ze dne 27.07.2006 N 152-FZ „O osobních údajích“).

E. A. Yurova, poradce pracovního práva ve společnosti Askon

Největší hodnotou v moderním světě jsou informace a v kontextu činnosti společností, individuálních podnikatelů a neziskových organizací je zpracování osobních údajů věnována zvláštní pozornost. Od roku 2006 platí v Ruské federaci FZ-152, kde je napsáno, jak s ním pracovat osobní údaje, včetně toho, jak je implementovat vyhlazeníUvádí se v něm, že osobní údaje jsou považovány za informace, které lze použít k určení totožnosti vlastníka. Jejich ochrana je jedním z prioritních úkolů provozovatele a v případě porušení požadavků stanovených v regulačním aktu může společnost, podnikatel nebo vládní orgán čelit správní a v některých případech i trestní odpovědnosti.

Vysoká konkurence motivuje k dodržování pravidel téměř ve všech odvětvích. Abychom si získali důvěru zákazníků, dodavatelů a zejména investorů, je nutné prokázat schopnost zajistit informační bezpečnost na všech úrovních, včetně ochrany ISPDN před neoprávněným přístupem a nesprávným použitím informací o občanech. Účinný mechanismus pro monitorování procesů zpracování je možné vybudovat několika způsoby: samostatně nebo se zapojením specialistů. Bez ohledu na zvolenou možnost (spolupráce s odborníky vyžaduje náklady, ale umožňuje plně uvést vaše činnosti do souladu s platnou legislativou) musí být management obeznámen s aktuálními požadavky a vědět:

• kdy zničit určité typy osobních údajů;
• v jaké lhůtě musí být údaje vymazány;
• jaké místní zákony bude nutné vypracovat a podepsat k úpravě otázky odstranění;
• jaké jsou důvody pro zničení;
• v jakých případech může zpracování pokračovat bez souhlasu subjektu údajů;
• kdo je odpovědný za porušení pravidel federálního zákona 152;
• Co dělat, když se zjistí problémy s dodržováním zákonných požadavků.

Které články zákona upravují skartaci osobních údajů?

Seznámení se s textem a pochopení obsahu federálního zákona 152 je jedním z hlavních úkolů pro každého, kdo plánuje pracovat s osobními údaji subjektů. Tedy pro každého podnikatele, ředitele společností, vedoucího obecního úřadu atd. Dokument obsahuje podrobná vysvětlení, jak ukládat, shromažďovat, kopírovat, blokovat a ničit osobní údaje, a také definuje specifika práce s různými typy informací, včetně biometrických údajů. Povinnou podmínkou pro zpracování je získání souhlasu vlastníka, který musí být nejprve informován o účelu operací a informován o možnosti odvolání souhlasu.

Zničení osobních údajů (PDn) je v zákoně definováno jako různé úkony zaměřené na zničení fyzických (papírových nebo digitálních) nosičů dat nebo na nevratné odstranění osobních údajů z nich. Po tomto postupu by neměl být možný způsob, jak data obnovit.

Nejdůležitější články týkající se ukončení zpracování osobních údajů jsou:

1. Článek 5, který stanoví zásady práce s osobními údaji občanů. Jednou z nich je uchovávání osobních údajů pouze po dobu nezbytnou k dosažení původně stanovených cílů zpracování. Zároveň je důležité si uvědomit, že cíle nesmí být v rozporu s právními předpisy Ruské federace a zájmy subjektů a musí být také jasně uvedeny v souhlasu podepsaném klientem, zaměstnancem, partnerem nebo dodavatelem. Ihned po dokončení zadaných úkolů musí provozovatel přijmout soubor opatření k anonymizaci nebo zničení. Totéž musí být provedeno, pokud již není nutné dosáhnout plánovaných cílů.
2. Článek 14 popisuje práva, která má občan při interakci s organizacemi a jednotlivci zpracovávajícími osobní údaje. Zejména každý subjekt může požádat provozovatele o vyjasnění osobních údajů, jejich zablokování nebo zničení. V žádosti je uveden důvod – může se jednat o irelevantnost informací, přítomnost chyb a nepřesností, jakož i o jejich získání nezákonnými prostředky. Pokud je žádost zamítnuta, může se dotyčná osoba obrátit na soud a hájit svá práva u něj.
3. Článek 19 stanoví hlavní opatření zaměřená na ochranu osobních údajů během shromažďování, zpracování a dalších operací. Provozovatel je povinen zajistit bezpečnost na všech úrovních: právní, technické a organizační. To znamená, že po podpisu souhlasu je to společnost, která je zodpovědná za to, aby se důvěrné informace nedostaly k třetím stranám bez jejich svolení a nebyly použity k získání výhod nebo diskreditaci jednotlivce. Pro zajištění ochrany je nutné nejen identifikovat hrozby a vypracovat seznam opatření k jejich prevenci, ale také stanovit pravidla používání a zajistit obnovu osobních údajů ztracených v důsledku neoprávněného přístupu.
4. Článek 20 definuje, co musí provozovatel udělat, pokud se na něj subjekt údajů nebo oprávněný orgán pro ochranu práv občanů v oblasti osobních údajů přímo obrátí. Zákon vyžaduje, aby provozovatel osobní údaje vymazal do 7 pracovních dnů od obdržení prohlášení o nepřesnosti, nezákonném přijetí nebo irelevantnosti informací, ale žadatel je povinen poskytnout důkazy. Kromě toho musí společnost nebo fyzická osoba-podnikatel po vymazání informovat subjekt údajů o zničení a také kontaktovat (pokud je to možné) třetí strany, které od nich dříve obdržely osobní údaje o subjektu údajů.

5. Článek 21 popisuje rozsah odpovědností v případě zjištění určitých porušení souvisejících s prováděním operací s osobními údaji.

• pokud je zjištěno nezákonné zpracování, musí být osobní údaje zničeny (nebo musí být do 3 dnů zajištěno jejich zákonné použití);
• Pokud se vyskytnou jakékoli nepřesnosti, zákon vyžaduje, aby informace byly zablokovány, dokud nebudou objasněny;
• pokud se potvrdí, že stávající osobní údaje jsou nepřesné, musí provozovatel provést úpravy a odstranit blokování nejpozději do 7 pracovních dnů;
• Po zničení musí být informován subjekt, jeho zástupce nebo orgán chránící práva občanů v oblasti osobních údajů.

Tento článek rovněž specifikuje lhůty pro skartaci v závislosti na důvodech pro ukončení zpracování osobních údajů.

6. Článek 23 stanoví, že oprávněný orgán (v současnosti Roskomnadzor) má právo požadovat od provozovatele blokování, upřesnění nebo smazání osobních údajů, které jsou použity v rozporu s účelem zpracování, byly získány nezákonně nebo jsou nepřesné.

Lhůty pro skartaci osobních údajů stanovené federálním zákonem č. 152

Existuje řada důvodů, proč musí provozovatel zničit identifikační údaje občanů. Zákonné lhůty pro provedení postupu přímo závisí na důvodu:

• Na zničení osobních údajů, jejichž účel shromažďování, uchovávání a používání byl splněn, je poskytnuta lhůta 30 dnů;
• do 30 dnů je nutné z informačního systému osobních údajů vymazat informace, s jejichž zpracováním subjekt odvolal souhlas, v souladu s postupem stanoveným zákonem;
• na výmaz údajů nebo zničení nosičů osobních údajů je k dispozici maximálně 10 dní, pokud provozovatel zaznamená porušení zásad zpracování důvěrných informací;
• postup musí být proveden do 7 dnů, pokud bylo od subjektu osobních údajů obdrženo prohlášení podložené důkazy. Důvodem pro podání žádosti může být nespolehlivost, neúplnost údajů nebo jejich nezákonné získání;
• Pro organizace, které z technických nebo jiných důvodů nemohou provést výmaz v zákonem stanovené lhůtě, je k dispozici 6 měsíců, avšak za podmínky, že do třiceti dnů budou osobní údaje zablokovány a nebudou k dispozici pro zpracování.

Zvláštní pozornost je třeba věnovat situacím, kdy federální zákon č. 152 stanoví zničení osobních údajů, ale zároveň se na provozovatele vztahuje federální zákon č. 115. Tento zákon byl vypracován za účelem boje proti praní špinavých peněz a vyžaduje, aby určité organizace (banky, zprostředkovatelské firmy, pojišťovny atd.) uchovávaly informace o klientech po dobu nejméně 5 let. Doba uchovávání navíc začíná běžet od okamžiku ukončení vztahu mezi stranami smlouvy. Je také možné pokračovat v používání PDn, pokud existují důvody uvedené v článcích 6, 9, 10 a 11 federálního zákona č. 152.

Pokud se vyskytnou potíže s výkladem federálního zákona nebo není zcela jasné, jak uplatnit určité požadavky na mazání dat nebo médií, neměli byste činit ukvapená rozhodnutí. Existuje riziko porušení nějakého pravidla a získání pokuty nebo účastníka soudního řízení. Nejlepší cestou ven je konzultace se zaměstnanci našeho centra, kteří jsou obeznámeni s nejnovějšími změnami zákonů a specifiky jejich uplatňování v různých oblastech činnosti.