Pravidla pro přijímání hostů (a jejich pobyt) z roku 1882, která překvapivě zůstávají aktuální i dnes | Pikabu

Vyhlídky na další spolupráci do značné míry závisí na kvalitě přijetí v kanceláři. Jednání se konají mezi zdmi kanceláře, řeší se složité problémy a uzavírají obchody. Etiketa v kanceláři má mnoho jemností. Jednoduchá veřejná a nevyřčená pravidla jsou navržena tak, aby návštěvu kanceláře zpříjemnila, aby se člověk ve firmě cítil dobře a pomohla mu soustředit se na podnikání. Profesionální sekretářka nebo osobní asistent manažera by měl vytvářet atmosféru pohostinnosti a pohodlí.

Vyhlídky na další spolupráci do značné míry závisí na kvalitě přijetí v kanceláři. Jednání se konají mezi zdmi kanceláře, řeší se složité problémy a uzavírají obchody. Etiketa v kanceláři má mnoho jemností. Jednoduchá veřejná a nevyřčená pravidla jsou navržena tak, aby návštěvu kanceláře zpříjemnila, aby se člověk ve firmě cítil dobře a pomohla mu soustředit se na podnikání. Profesionální sekretářka nebo osobní asistent manažera by měl vytvářet atmosféru pohostinnosti a pohodlí.

Zapomeňte na „ahoj“: jak správně pozdravit návštěvníky

První dojem z firmy závisí na vzhledu, gestech a projevu sekretářky. Pamatujte, že ani sekretářka, ani asistent manažera nemají právo mít špatnou náladu. Vizitkou specialisty by měl být úsměv a pozitivita. Trpělivost a sebekontrolu je třeba zachovat i u obtížných a agresivních klientů.

Host by se měl cítit důležitý a připravený mu pomoci. Můžete použít hotové formuláře pozdravů s ohledem na kulturu obchodní komunikace vaší společnosti.

Odborníci na obchodní etiketu nedoporučují říkat slovo „ahoj“ kvůli jeho zdravotním důsledkům. Raději řekni dobrý den. Dávejte pozor na chronologické hranice.

Například fráze „Dobré ráno!“ Návštěvníky vítáme do 12:00. Od 12:00 do 17:00 je zvykem říkat: „Dobré odpoledne!“ Po 17:00 – „Dobrý večer!“ Zároveň by se měl sekretář zvednout od stolu. Ve stoje byste měli šéfa a každého důležitého hosta doprovodit z kanceláře. Neměli byste si s hostem potřást rukou, pokud mu návštěva nejprve nepotřásla rukou.

Některé organizace používají neformálnější a jednodušší pozdravy: „Ahoj! Jmenuji se Taťána, jak vám mohu pomoci? Ale to jsou zvláštní případy.

Když si ujasníte účel návštěvy, musíte dát hostu najevo, že ho rádi vidíte a návštěvu usnadňujete. Pokuste se vyhnout otázkám „stop“ (tabulka 1).

Tabulka 1. Jaké fráze mohou a nemohou být použity k pozdravu návštěvníků v kanceláři.

Jak mohu pomoci?

Jak tě mohu představit?

Jaký je účel Vaší návštěvy?

Byla nějaká dohoda o setkání?

o jakém problému to mluvíš?

Co potřebujete vědět o úředních hodinách

Dny a hodiny příjmu v organizaci jsou stanoveny v souladu s pracovním řádem vedoucího. Návštěvníci se musí předem domluvit a každému přidělit konkrétní čas.

Než host vstoupí do kanceláře, měl by sekretář nebo asistent telefonicky kontaktovat vedoucího, uvést příjmení, jméno, patronymii, pozici a hlas, podstatu problému. Pokud manažer nemůže hosta okamžitě přijmout, nabídněte nealkoholické nápoje, čaj, kávu.

Dvě skupiny návštěvníků: jak rozlišit žádoucí od nežádoucích

Pokud návštěvník s příchodem nesouhlasí, zdvořile ho požádejte, aby se představil a řekl mu o účelu návštěvy. Mimořádné jmenování je třeba dohodnout s vedoucím. Je důležité se ujistit, že v tuto chvíli neprobíhá žádná schůzka nebo vyjednávání.

Pamatujte, že pro manažera mohou být neschválení návštěvníci žádoucí nebo nežádoucí (tabulka 2).

Tabulka 2. Typy návštěvníků.

Stávající klienti a partneři v určitém okruhu problémů;

potenciální klienti a partneři na vysoké úrovni, se kterými musí manažer osobně komunikovat;

zaměstnanci kontrolních orgánů, se kterými musí vedoucí pracovník osobně komunikovat;

uchazeči, kteří přišli na pohovor.

Partneři a klienti, se kterými manažer z různých důvodů nechce mluvit;

zástupci kontrolních orgánů, se kterými mohou ostatní zaměstnanci komunikovat;

osoby, které nabízejí zbytečné služby;

lidé „na ulici“, kteří od firmy něco chtějí;

„ztracení“ lidé, kteří se do kanceláře dostali omylem.

Od nechtěných návštěvníků si můžete vzít vizitku, zapsat podstatu požadavku a slušně se rozloučit.

Jak komunikovat se svými „přáteli“

Zaměstnanci společnosti také potřebují mít schůzku se svým manažerem. Jsou zde blízcí asistenti, kteří mají právo volného přístupu. Musíte je poznat od vidění. Při komunikaci s jakýmkoli zaměstnancem podniku by měl tajemník dodržovat následující pravidla:

• neumožňovat známost, udržovat výhradně obchodní vztahy;
• pozorně naslouchejte problémům a stížnostem;
• oslovujte starší kolegy s respektem.

Přílišná emocionalita, rozhovory a drby se zaměstnanci nebudou pro sekretářku plusem. Važte a přemýšlejte o každém slovu.

Jak zorganizovat schůzku a jednání

Asistent manažera musí připravit seznam účastníků a postarat se o to, aby zasedací místnost měla vše potřebné:

• dostupnost pitné vody a jednorázových kelímků;
• kancelářské potřeby;
• dokumenty a brožury, které mohou být na schůzce potřeba.

Při jednání v zasedací místnosti stojí za to nabídnout nápoje: čaj nebo kávu.

Klienty nemůžete nechat bez dozoru ani po skončení schůzky. Hosté musí být odkázáni ve stoje. Připomeňte jim, kde je skříň a zeptejte se, jestli se vám všechno líbilo. Nádobí by mělo být odstraněno ze zasedací místnosti nebo kanceláře vedoucího až poté, co host odejde.

Doporučené

V rámci kurzu studenti získají kompletní informace o organizaci práce s dokumenty, aktuálních požadavcích na přípravu a vyřízení dokumentů řízení, administrativní podpoře manažera a administrativních a ekonomických službách pro organizaci.

Viz též:

• Prodej bez skladu: Jak funguje dropshipping
• Zahájení podnikání: Co dělat s podnikatelským nápadem
• Od roku 10 bude zrušeno 2022 vyhlášek a další tři změny ve veřejných zakázkách

Přihlaste se k odběru, ať vám neuniknou zajímavé akce a dostanete dárek poštou!

Budete si moci vybrat pouze témata, která jsou pro vás relevantní.

Poznámka editora: Níže je uveden výňatek z etické příručky Johna H. Younga Our Conduct, vydané v roce 1882.

Zde jsou některé ze společenských norem spojených jak s návštěvou mimo vlastní domov, tak s pohoštěním přátel doma, které platí pro dámy i pány.

Běžné fráze o pozvánkách

Běžné fráze o pozvánkách byste neměli brát vážně. „Přijďte ke mně, vyberte si čas, kdy mě navštívíte“ – to může znít se vší vážností a srdečností, ale pokud vás opravdu chtějí pozvat, určitě uvedou datum a čas.

Pokud člověk odpověděl na obecnou frázi o pozvání, neměl by být překvapen, že jeho příchod může být nevítaný, protože je neočekávaný. Hostitelé mohou být pryč, nebo mohou být v jejich domě jiní hosté, případně v těchto dnech nikoho nehostí – z toho či onoho důvodu je může váš nečekaný příchod zmást.

Bylo by dobré, kdyby se lidé obecně zdrželi zvyku pronášet obecné fráze o pozvání, které ve skutečnosti nic neznamenají, ale úzkostlivě zvali požadované hosty v určený čas a na určitou dobu.

Limit délky pobytu

Není-li přesný čas specifikován, stačí hostům omezit pobyt na tři dny – nebo týden, v závislosti na míře intimity, kterou mohou mít se svými hostiteli, nebo vzdálenosti, kterou museli překonat, aby dorazili. Délka pobytu by měla být oznámena krátce po příjezdu, aby hostitel a hostitelka mohli nabídnout delší pobyt nebo mohli upravit své plány. Není zvykem ptát se hostů: „Jak dlouho tu zůstanete?“, ale většinou je dobré to vědět.

Co je to pohostinnost

Nabídněte svým hostům to nejlepší jídlo a nejlepší pokoje, které máte. Nevyjadřujte žádnou lítost ani se neomlouvejte, že jim nemáte co nabídnout.

Snažte se, aby se vaši hosté cítili jako doma, a to ne s prázdnými slovy, snažte se jim pobyt co nejvíce zpříjemnit. Zároveň si dejte pozor, abyste jim odstranili z dohledu jakoukoli maličkost, která by je mohla zahanbit nebo obtěžovat.

Věnujte tolik času, kolik vám vaše ostatní závazky dovolí, zábavě vašich hostů.

Povinnosti návštěvníků

Návštěvník by se měl snažit co nejvíce vyhovět zažitým zvyklostem v domě. Neměl by nic namítat proti času, kdy se podává oběd nebo večeře, ani by neměl dovolit, aby na něj všichni čekali.

Ze strany návštěvy bude dobrým zvykem odejít brzy ráno do svého pokoje nebo se věnovat nějaké činnosti či zábavě, která nevyžaduje přítomnost majitelů domu. Nelze jim upřít, že mají určité povinnosti a musí jim být dána možnost je v této době splnit, aby zábava hostů nebyla na úkor jiných záležitostí.

Vyskytne-li se během pobytu jako host jakýkoli rodinný problém soukromého nebo nepříjemného charakteru, měl by host předstírat, že je slepý a hluchý, a nikdy se o tom nezmiňovat, pokud o tom jako první nemluví samy dotčené strany.

Hostitel a hostitelka by měli vycházet z pravidla, že host by měl být co nejméně rušen. Host by zase měl co nejméně zasahovat do každodenního života v domě.

Zároveň by bylo nezdvořilé, aby se host vyhýbal setkání s hostiteli a bavil se, pokud se hostitelé rozhodnou připojit se k němu nebo chtějí hosta pohostit sami.

Měli byste se vždy snažit být k dispozici těm, se kterými jste na návštěvě. Pokud vám bude nabídnuto, abyste někam šli, nebo jste pozváni na procházku, měli byste souhlasit se vším, na co máte sílu, a vynaložit veškeré úsilí, abyste vypadali spokojeně s úsilím, které vás baví.

Pokud si při návštěvě všimnete něčeho, co by mohlo ublížit vašim přátelům, nikdy byste se o tom neměli zmiňovat, ať už jste pod jejich střechou, ani později. Mluvte jen o tom, co je potěší a prospěje. Tento pocit by měl být mezi hostiteli a hostem vzájemný. Můžete komentovat všechno dobré, co je v každém z vás, ale případné chyby byste měli zahalit závojem mlčení.

Při návštěvě se snažte způsobit co nejméně potíží, ale zároveň se nesnažte omlouvat za drobné problémy, které mohou být s vaší návštěvou spojeny. To může být vnímáno jako neschopnost vašich přátel pobavit vás, aniž by jim to způsobilo nějaké nepříjemnosti.

Udržujte svůj pokoj uklizený a nenechávejte za ním kusy oblečení nebo toaletní potřeby.

Trpělivost s dětmi

Host by si neměl všímat špatného chování dětí a hledat na nich chyby v domě, ve kterém je na návštěvě, měl by umět snášet jakékoli jejich chyby, nevšímat si projevů nevychovanosti nebo nepříjemného jednání na nich část.

Postoj k přátelům majitelů

Pokud jste hostem, měli byste si dávat velký pozor na přátele svého hostitele nebo hostitelky.

Pokud se k nim nechcete přiblížit, musíte si dávat pozor, abyste nedali najevo, že je nemáte rádi nebo že se jim chcete vyhýbat. Měli byste se k nim chovat extrémně zdvořile, ale vyhýbat se jakémukoli zvláštnímu vztahu a udržovat si je na dálku, aniž byste zranili jejich city. Neříkejte svému hostiteli nebo hostitelce, že se vám nelíbí některý z jejich přátel.

Na konci návštěvy si promluvte o potěšení, které jste během návštěvy zažili. Bylo by slušné po návratu domů napsat svým přátelům a informovat je o svém bezpečném příjezdu a ještě jednou jim vyjádřit svou vděčnost.

Hostitel a hostitelka by měli udělat vše pro to, aby pobyt jejich přítele byl příjemný. Musí ho přesvědčit, aby zůstal, pokud je to v souladu s jeho vlastními plány a zároveň je to pro ně výhodné. Pokud je však čas odjezdu jasně definován, neměly by odjezdu bránit žádné důvody. Pomozte hostovi bezpečně odejít a zároveň ho pozvěte, aby si návštěvu v budoucnu obnovil.

„Vítejte a šťastnou cestu“ je duší skutečné pohostinnosti.