Plánování zdrojů projektu: co to je a jak to funguje

Když se tým ujme velkého projektu, každý musí udělat svou část a mít k dispozici potřebné nástroje. Ale je tomu skutečně tak? Žádný.

Nestačí jen dávat všem úkoly. Jeden potřebuje toto, druhý potřebuje něco jiného, ​​třetí je příliš nabitý a všechno se zastaví. Zavedení plánování zdrojů je nezbytné pro usnadnění organizace a účtování fondů a nástrojů. V tomto článku se podíváme na to, co je plánování zdrojů, kdy by se mělo používat, a také vám řekneme, jak sestavit plán zdrojů.

Task manager pro plánování osobních a pracovních úkolů

Dělejte plány, přidávejte kontrolní seznamy a pozvěte ostatní ke spolupráci na projektech.

Co je plánování zdrojů

Plánování zdrojů je proces, ve kterém jsou evidovány potřebné zdroje pro efektivní provoz systému a také kde je získat, kolik a v jakém čase. Při plánování zdrojů je důležité finanční prostředky nejen získat, ale také správně rozdělit.

Abyste mohli správně pracovat na projektu, musíte posoudit své schopnosti. Zjistěte, jaké zdroje použijete a jaké zdroje máte. Co chybí a co je naopak. Poté rozdělte zátěž na zdroje, a pokud se některá část nedokáže vyrovnat, kompenzujte to zvenčí. Toto je plánování zdrojů. Zní to jednoduše. Nyní pojďme zjistit, jaké zdroje existují a kde je získat.

První, co nás napadne, když mluvíme o zdrojích, jsou samozřejmě peníze. Pokud se ale ujmete organizování práce na projektu, nestačí vše měřit pouze penězi. Kromě rozpočtových prostředků zahrnuje plánování zdrojů projektu rozdělení zdrojů do tří typů:

• zařízení a prostory;
• software a nástroje;
• zaměstnanci.

Při alokaci zdrojů je také nutné počítat se školením a přeškolováním personálu, opravami a modernizacemi zařízení a nákupem spotřebního materiálu. Nejde jen o dodatečné náklady, ale také o čas. Pokud projekt může vyžadovat nové vybavení, pak nákup a čekání na dodávku a instalaci nestačí. Musíte pozvat odborníka, aby vyškolil personál na používání nových gadgetů.

Pro zjednodušení účetnictví a organizace jsou zdroje často kombinovány podle nějaké společné charakteristiky. Například vnější a vnitřní. Interní zdroje jsou divize v rámci organizace. Například tým frontend vývojářů v IT firmě nebo tým kuchařů v restauraci. Zatímco externí – specialisté pozvaní zvenčí při řešení problému. Například freelanceři nebo outsourcingové společnosti.

Kdy použít plánování zdrojů

Stojí za to pochopit, že za distribuci zdrojů by měla odpovídat samostatná osoba – správce zdrojů. Zvláště pokud je podnik nebo projekt velký. Čím větší objem práce, tím vhodnější je mít v týmu správce zdrojů.

Řízení zdrojů se stává extrémně důležitým, když společnost čelí nedostatku zdrojů kvůli omezeným zdrojům, dlouhým dobám akvizice nebo neefektivnímu využívání, což má za následek finanční ztráty. Nebo jestli dokážeme naplánovat a zohlednit všechny aktivity, kterých se zaměstnanec účastní. Je důležité určit, které konkrétní procesy budou plánování pokryty. Pokud nezvážíme všechny povinnosti zaměstnance a nepochopíme, kolik času potřebuje k dokončení různých kroků úkolu, není možné efektivně plánovat zdroje.

Udržování rovnováhy mezi tím, co je třeba udělat, a zdroji, které jsou k tomu k dispozici, je hlavním cílem řízení zdrojů. V tomto případě je „poptávka“ množství práce, kterou je třeba udělat. Potřeba určitého počtu hodin nebo jednotek objemu práce v zásadě není pevným kalendářem. „Dodávka“ jsou zdroje dostupné v určitém časovém období. Vyvážení nabídky a poptávky znamená na jedné straně přizpůsobit rozsah práce dostupným zdrojům a na druhé straně určit dostupnost materiálních zdrojů v určitých časových okamžicích.

Představme si plánování zdrojů projektu jako organizaci vašich záležitostí. Pokud nám něco chybí, jako je čas, peníze nebo lidé, chceme pochopit, kde tento chybějící zdroj získat. Je pro nás také důležité distribuovat stávající zdroje tak, aby vše fungovalo co nejlépe. Vytváříme plán, abychom určili, které projekty můžeme vzhledem k našim možnostem dokončit. To může zahrnovat nákup nových věcí, najímání nových zaměstnanců nebo využívání interních zdrojů společnosti. Plánování zdrojů je tedy pro lepší kontrolu a pomáhá nám dělat všechny tyto věci chytřeji a efektivněji.

Jak vytvořit plán zdrojů projektu

Složitost plánování závisí na schopnostech podniku a načasování plánování. Čím dále je termín, tím obtížnější je alokace zdrojů. Pokud si děláte plán na několik let dopředu, pak jmenovat někoho konkrétního odpovědného za dva roky je prostě zbytečné. Během této doby může člověk přejít na jinou pozici, stát se manažerem nebo úplně skončit. Zatímco pokud distribuujete zdroje na týden, měli byste se zajímat o specifika. Chcete-li například zítra přepravit náklad z bodu A do bodu B, musíte nastavit konkrétní čas. Protože zítra bude příliš mnoho lidí, kteří chtějí zmást řidiče výletem.

Přeprava nákladu je příliš jednoduchý plán. S rostoucím počtem prvků v rovnici se věci komplikují. Prodlužují se termíny, zavádějí se požadavky na kompetence a počet specialistů zapojených do projektu. Dokonalé řešení neexistuje, ale pokud dodržíte pár základních bodů, plánování bude mnohem jednodušší.

1. Zjistěte, co budete potřebovat. Od jednoduchých po složité. Udělejte si seznam úkolů a zjistěte, co je třeba udělat pro dokončení projektu. Pokud je projekt velký, rozdělte ho na malé dílčí úkoly. Tímto způsobem bude snazší pochopit, jaké zdroje budete potřebovat.

2. Zjistěte, co je k dispozici. Nyní, když máte seznam dílčích úkolů, máte představu o tom, jaké nástroje budou potřeba, proveďte analýzu a vezměte si ze seznamu to, co již máte. Nejjednodušší metodou je vzít dva různé fixy a jednou barvou zvýraznit, co tam je a co není druhou barvou.

3. Shromážděte, co chybí. Jak bylo uvedeno výše, pokud nestačí interní zdroje, obraťte se na externí. Při získávání externích zaměstnanců nezapomínejte, že i zkušený specialista bude potřebovat čas, aby zapadl a pochopil specifika práce.

4. Určete dostupnost zdrojů. Pokud se vrátíme k příkladu s řidičem, pak pouhá skutečnost jeho přítomnosti ve státě nestačí. Určitě si musíte rezervovat místo v jeho rozvrhu. Jinak riskujete, že váš náklad nedorazí do cíle.

Pokud na projektu pracuje celý tým, musíte s každým účastníkem probrat nuance. To vám pomůže pochopit jejich schopnosti. Analyzujte rozsah projektu a proveďte prognózu potenciálně požadovaných zdrojů v budoucnu. Obraťte se na další oddělení, která tyto prostředky také využívají, abyste zjistili, zda je skutečně potřebují a kdy přesně je budou potřebovat.

• Promluvte si s řidičem.
• Určete, jak daleko je třeba zásilku přepravit, kolik času a benzínu cesta zabere.
• Zavolejte jiná oddělení, která mohou potřebovat řidiče.

5. Udělejte si konečný plán. Zkuste procházet různé scénáře. Podívejte se na projekt z různých úhlů. Hlavní věc je mít na paměti, že se musíte spolehnout na příležitosti, které existují. A ne naopak přizpůsobování možností plánu.

Pokud je projekt malý, můžete si vše naplánovat ve starém dobrém notebooku. Pokud je však rozsah práce plánován jako velký, je lepší použít moderní software. Správci úloh pomáhají usnadnit plánování. Přidělte odpovědnost, vizualizujte projekty a získejte přístup k sestavám a statistikám.

Dodržujte jednoduchá pravidla

Dodržujte pravidla, pomocí kterých můžete optimalizovat procesy a usnadnit tak život sobě i svým kolegům. V každém velkém podnikání může i maličkost způsobit problémy. Abyste se tomu všemu vyhnuli, můžete jednoduše dodržovat pár jednoduchých pravidel.

• Udělejte si jasné plány. Pokud nedokážete přesně odhadnout dostupnost zdrojů, plán projektu se stává neudržitelným, termíny jsou jen dohady a vy jste vystaveni neustálému tlaku a spoléháte na štěstí, že získáte potřebné zdroje.
• Nezavádějte do plánu prvky, kterými si nejste jisti. Pokud například potřebujete doručit balík, je lepší se předem dohodnout s řidičem. Jinak věci nemusí jít podle plánu.
• Vypočítejte všechny možné možnosti. Pokud víte, co, kdy a kolik je potřeba a jak vše nakoupit, pak bude projekt úspěšný. Když je výsledek dosažen a nikomu necukají oči, je snazší přejít k dalšímu projektu.

Jak často si představujete ideální svět, ve kterém se probudíte a nebudete se ani trochu starat o to, co se děje v práci? Přijdete do kanceláře, otevřete svůj notebook nebo notebook a u všech úkolů, které byly včera přiděleny, označíte „hotovo“. Mezitím všichni zaměstnanci sedí a každý je zaneprázdněn svým vlastním podnikáním. Nikdo z nich se neopozdil ani neonemocněl a dokonce ani v tiskárně nikdy nedošel papír. Zní to skvěle, ale ve skutečnosti to není vždy tak jednoduché. Nikdo však nezakazuje usilovat o ideál, proto bylo vynalezeno plánování zdrojů.

Aktivistka, psychoterapeutka a umělkyně Míla Vedrová vypráví o své vlastní zkušenosti s psycho-emocionálním a profesionálním vyhořením a sdílí tipy, jak se mu vyhnout.

Vyrostli jsme v kultuře, kde nás neučili být citliví a pozorní k sobě, kde se velmi málo pozornosti věnovalo tomu, co se s námi skutečně děje – emocionálně, fyzicky, psychicky. Často se kvůli tomu dostáváme do pasti efektivity – společenské, aktivistické, osobní – a čím více se třepetáme ve snaze osvobodit se, tím více se zaplétáme jako mouchy do pavoučí sítě. Jak se můžete naučit určovat úroveň energie a dobíjet vnitřní baterii včas?

V roce 2016 jsem dělal průzkum, jak to chodí s prevencí syndromu vyhoření a zvládáním stresu v běloruských nevládních organizacích a iniciativách – bylo to nutné opatření, pokus o pochopení mých zkušeností, zkušeností mých přátel, kolegů a kolegů. Pochopil jsem, že vyhořím, a snažil jsem se najít nějakou podporu z hlediska akademického výzkumu, abych znovu získal kontrolu nad situací. Četl jsem o příčinách, příznacích a důsledcích psycho-emocionálního a profesního vyhoření, o tom, proč jsou ohroženi pomáhající profesionálové a aktivisté pracující se zranitelnými skupinami, s lidmi zažívajícími násilí a diskriminaci, bolest, hrůzu, zoufalství, o tom, jak, Tím, že jsou empatičtí zapojeni do životů druhých, my sami v určitém okamžiku začneme prožívat sekundární traumata a vyhořet. Během posledních tří let jsem byl na několika seminářích a workshopech o syndromu vyhoření – zdá se, že celá teorie již byla známá, a přestože praktické úkoly vzbuzovaly zvědavost a zájem o proces popravy, návrat do mého života, z nějakého důvodu jsem ztratil jsem optimismus a cítil jsem, že jsem opět ohromen tempem pracovního života.

Když mluvíme o syndromu vyhoření, je důležité pochopit, že faktory, které k němu přispívají, lze rozdělit do tří úrovní:

1) společnost je kontext (včetně hodnot společnosti a kultury), ve kterém žijeme, například potřeba dosáhnout a soutěžit, koncept „sociálního úspěchu“, obtížné socioekonomické životní podmínky, přítomnost hrozby ze strany státu, perzekuce, obecná politická situace v zemi a mnoho dalšího. Cítím se bezpečně v prostředí, kde žiji, jsem tím, kým jsem, dělám činnosti, které dělám? Dostává se mi uznání za důležitost mé práce? Je společensky schválená?

2) organizace – hodnoty a vnitřní normy organizačního „života“: jak pracujeme, jak rozdělujeme pracovní zátěž, podporujeme se? Za jakých podmínek pracujeme? Dokážeme otevřeně mluvit o skupinových procesech a konstruktivně řešit konflikty? Umíme používat principy nenásilné komunikace? Můžeme se navzájem požádat o pomoc v případě potíží? Má naše organizace partnerství nebo pevnou vertikální hierarchii? Existuje jasný pracovní harmonogram?

3) individuální – zde lze hovořit o individuálních osobnostních charakteristikách, včetně postojů a „norem“ rodiny, ve které jsme vyrůstali. Jak se cítím o sobě, o svém těle a o svém zdraví? Mám prostředky na to, abych si zorganizoval dovolenou? Je workoholismus superhodnota pro mou rodinu? Cítím se provinile, když ve své práci selžu nebo onemocním? Mám kruh podpory, vřelé a přijímající milované? Jak pohodlné a obvyklé je pro mě starat se o sebe a odpočívat? Poznám, když mi dochází? Je moje práce/aktivismus jedinou sférou, kterou se vymezuji, základním kamenem mé identity? Jsem hrdý na to, že jsem přepracovaný a nevyspalý? Jaká je moje hodnota? Jak jsem spokojen/a s kvalitou svého života a jak šťastný/á?

My, s vlastními postoji a hodnotami ohledně práce, volného času, práce, aktivismu, našich potřeb, kvality života a zdraví, jsme zároveň součástí velkých systémů, kolektivů, skupin, ve kterých je obvyklé existovat podle určitá veřejná a nevyřčená pravidla a normy Kolaps nastává, když na žádné úrovni neexistuje představa, že odpočinek je nedílnou součástí života, že člověk je a priori cenný. Upadáme do pasti efektivity – sociální, aktivistické, osobní – a čím více se třepetáme ve snaze osvobodit se, tím více se zamotáváme, jako mouchy v pavoučí síti.

Odpovědi lidí, kteří vyplnili můj průzkum, mimochodem jen potvrdily moje pozorování – pokud se na individuální úrovni lidé alespoň nějak snažili s takovými podmínkami pracovat intuitivně, pak na organizační úrovni to bylo velmi špatné: věčný nedostatek zdrojů, nedostatek času, velký objem pracovních úkolů, nepochopení toho, proč jsou takové postupy důležité a prioritní. Vzhledem k podmínkám, ve kterých mnoho aktivistů pracuje a žije, to není překvapivé. Uklidňující zpráva je taková

a) naše zkušenost vyhoření, náš pocit beznaděje, zoufalství, beznaděje, bezmoci – jedná se o kolektivní zkušenost, tzn. nejsme sami ve svých špatných a těžkých stavech; to je zcela normální reakce naší psychiky na někdy abnormální podmínky, ve kterých žijeme a pracujeme, a ne naše manželství nebo chyba;

b) je mnohem snazší začít jednat na individuální úrovni – nemusíte čekat, až se svět zhroutí, nebo se všechny kýžené změny k jeho zlepšení stanou skutečností – můžete začít svůj život tady a teď postupně přebudovávat, a tím překonání „naučené bezmoci“. Právě dnes.

Naučená bezmocnost je stav člověka, kdy se jedinec nesnaží svůj stav zlepšit (nesnaží se vyhýbat negativním podnětům ani přijímat pozitivní), ačkoli takovou možnost má. Objevuje se zpravidla po několika neúspěšných pokusech ovlivnit negativní okolnosti prostředí (nebo se jim vyhnout) a vyznačuje se pasivitou, odmítáním jednat, neochotou měnit nepřátelské prostředí nebo se mu vyhýbat, i když se taková příležitost naskytne. U lidí je podle řady studií provázena ztrátou pocitu svobody a kontroly, nedůvěrou v možnost změny a ve vlastní síly, depresemi, depresemi, až zrychlením smrti.

Navrhuji, abyste to hned teď několikrát řekli nahlas a po každé frázi poslouchali sami sebe:

„Ode dneška přebírám zodpovědnost za to, že upřednostňuji své vlastní blaho, své blaho – fyzické a psycho-emocionální.“

jaký je to pocit? Chcete být vnitřně rozhořčeni a ze zlosti namítat, že jde o nějaký nesmysl, či neslýchaný radikalismus, „podvracení a revoluci“? Nebo cítíte mír a klid?

Vzpomínám si, jak jsem si jednou na dovolené poznamenal: „Workoholické potěšení a morální nadřazenost masochisty jednoho dne nebude moci dělat nic s tělem, které je smrtelně unavené.“ Pak jsem to po chvíli znovu našel a přemýšlel jsem, jestli to byl můj nápad. Musíte si častěji připomínat: tělo je moudřejší, takže jakýkoli boj o produktivitu proti němu nevyhnutelně končí tím, že vás mistrně položí na lopatky. Abyste zůstali naživu, musíte to vzít v úvahu.

My (mluvím za sebe a své běloruské kolegy) jsme vyrostli v kultuře, kde nás nenaučili být citliví a pozorní sami k sobě, kde se velmi málo pozornosti věnovalo tomu, co se s námi vlastně děje – emocionálně, fyzicky, psychicky. To vyžaduje introspekci, pozornost k sobě a svým vnitřním procesům a také jistou míru zvídavosti a laskavosti, ano, ano, opět k sobě.

Abyste pochopili, že se něco nedaří, musíte za prvé všechno odložit a přestat (pro mnohé je to již vnitřně pociťováno jako „nedostupný luxus“), za druhé poslouchat sami sebe, za třetí porovnat svůj stav s nějakým jiným ( nejlépe vynalézavější) státy a zajímalo by mě, jaké jsou rozdíly. Za čtvrté, pochopte, co dělat a jak se vypořádat sami se sebou, když jste v tomto stavu.

Naštěstí jde o trénovatelnou dovednost.

1. Naučte se určovat svou energetickou hladinu

Bohužel množství energie, kterou máme k životu a práci, je omezené, stejně jako u mobilního telefonu je limit baterie. To je danost, se kterou musíme počítat. Pokud ale můžete na svém telefonu zobrazit procento úrovně nabití a speciální upozornění vám připomene nutnost dobití, pak je to s lidským tělem složitější. Zkuste právě teď zhodnotit svou úroveň na stupnici od 0 do 10, kde 0 je totální vyčerpání, naprostá apatie, doslova nemáte sílu ráno vstát z postele; a 10 – jste na vrcholu svých duševních a fyzických sil, překypujete živostí, zdravím a jste optimističtí ohledně budoucnosti. To je třeba provádět pravidelně, abyste si rozvinuli dovednost a naučili se rozlišovat mezi stavy zdrojů a stavů bez zdrojů, abyste pochopili stupeň své únavy a vyčerpání. Zejména ve stavech, kdy cítíte frustraci, apatii, klesá motivace k práci a produktivita, vás nic netěší – zeptejte se sami sebe, jaká je vaše energetická hladina.

2. Vytvořte si seznam zdrojů a průběžně jej doplňujte

Rád si vizualizuji vnitřní baterii, kterou je potřeba dobít, a jinak to nejde. To smete všechny mentální plevy jako „můžu si to dovolit?“, „a co to workoholické šílenství?“, „co si pomyslí moji kolegové a partneři, když odložím práci a vezmu si nemocenskou?“ Pokud dojde náboj, prostě omdlím, v každém smyslu. Jak dobít baterii? Za prvé je samozřejmě skvělé dopřát si čisté období odpočinku a regenerace, když si uvědomíte, že vaše hladina energie není dostatečně vysoká (viz předchozí bod). Raději méně, ale častěji.

Za druhé, navrhuji, abyste si vytvořili seznam zdrojů (nejméně 15 pro začátek) – co vás podporuje a pomáhá vám zůstat v bezpečí tváří v tvář stresu? Jaké činnosti, předměty přírody, zkušenosti, jaké činy, myšlenky, praktiky, předměty vnějšího světa, lidé, typy interakce s nimi vám umožňují cítit (co je důležité!) příjemnou (sic!) tělesnou odezvu, pocit potěšení a radosti na tělesné úrovni?

Hledání zdrojů je proces, je to zkoumání sebe sama. Je to, jako byste se znovu poznávali tím, že se ptáte: Co mi dělá potěšení? Co mě naplňuje a vyživuje, co mě těší? Co mě baví – a za tím je moje vnitřní hluboká motivace, a ne věčné „měl bych“?

Pamatuji si, jak jsem četla text na téma, že sebepéče není nějaká bomba do koupele, ale zdá se mi, že taky. Nepodceňujte důležitost malých věcí, pokud vám přinášejí potěšení.

3. Pravidelně se vracejte k seznamu zdrojů a procvičujte je

Seznam zdrojů je jakýmsi cheatem pro těžké časy. Svůj seznam jsem navrhla v barvách, které se mi líbily a pověsila jsem si ho nad stůl, aby mi na něj oči pravidelně padly.

Je důležité zachovat systematičnost a systematičnost zdrojů (v tom smyslu, že máte zdroje spojené s vnějším světem, vnějšími objekty, jinými lidmi, a jsou i takové, které jsou spíše o vaší vnitřní osobní schopnosti, například mít radost ze čtení, meditovat nebo chodit), implementovat je do našeho každodenního života. Každý den, každý týden, každý měsíc. 10 minut meditace každý den má větší dopad na vaši pohodu, než kdybyste meditovali hodinu každých šest měsíců. Voda opotřebovává kameny.

4. Chovejte se k sobě laskavě, citlivě a soucitně

Důvod vyhoření může spočívat i v tom, že naše představy o sobě jako o ideálních aktivistech/pracovnících – těch, kteří jsou vždy k dispozici, kteří pracují 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, kteří se vyrovnávají s jakýmkoli stresem, kteří vždy srší energií a nadšením (seznam pokračuje a pokračuje) – jsou nereálné a daleko od toho, jací skutečně jsme, jako obyčejní žijící lidé s našimi vlastními vlastnostmi. Často jsou to nějaké požadavky, které přímo odporují běžnému běhu života, který se na sebe snažíme klást a klademe je dost agresivně a vytrvale.

Snažte se být k sobě laskaví a pozorní, dopřejte si pochopení. Přesuňte svou pozornost od nepřátelství a boje proti potřebám a projevům těla, jeho nedokonalostem, jeho zranitelnostem – k vděčnosti, spojenectví a ochotě naslouchat jeho výmluvným signálům-příznakům. Vděčit za příležitost zažít všechnu tuto smyslovou rozmanitost, být fyzicky přítomen v tomto světě, učit se, myslet, radostně se pohybovat, chutně jíst, mít sex, slyšet, dotýkat se, cítit, být v kontakt s ostatními lidmi, dělat s nimi úžasně složité věci, aby byl náš svět lepší.

5. Individuální praxe zdrojů se může stát kolektivní praxí

Důležitá je diskuse o syndromu vyhoření s kolegy a kolegy, stejně jako sdílení zdrojů ve smyslu výměny postupů a nápadů na zdroje – z důvodů, které jsem uvedl výše, to podporuje jednotu a překonává izolaci, ve které se člověk prožívající syndrom vyhoření nejčastěji nachází. A také proto, že se tím, že půjdeme příkladem, můžeme stát činiteli změn, jako je radikální sebepřijetí a péče o sebe i druhé, podporovat se a učit se jeden od druhého. S kolegy jsme například vymysleli vtip, že „knot už není stejný“, a vytvořil jsem hudební playlist, kde všechny skladby obsahovaly v textu „hořet“, „hořet“ atd. – udělalo nám to radost a sblížilo nás, dalo nám to pocit podpory a uzemnění.

Autorkou textu a ilustrací je Mila Vedrová